Voici certains des services qu’offre GESTACTIF. Bien que cette liste ne soit pas exhaustive, elle donnera un excellent aperçu des services compris dans une entente de gestion complète. Ces services sont ajustés selon vos besoins réels. Contactez-nous pour en savoir plus.

 Les services de gestion 

• organiser les réunions du conseil d’administration;
• Préparer l’assemblée générale annuelle des copropriétaires;
• Obtenir les soumissions pour les contrats de service (gazon neige, etc.);
• Préparer, négocier et faire respecter les contrats de service;
• Mise en place d’un plan d’entretien préventif;
• Conseils aux administrateurs pour la politique de placement du fonds de prévoyance;
• Suivi du plan d’entretien préventif;
• Préparation de devis et cahiers de charges;
• Service d’achat centralisé via GESTACTIF;
• Évaluation de la couverture d’assurance du syndicat.

 Les services financiers 

• Percevoir les contributions des copropriétaires et les verser au compte du syndicat;
• Préparer et vérifier les chèques de paiement des dépenses communes;
• Procéder au paiement électronique des comptes sur demande du conseil d’administration;
• Gérer les différents fonds selon la déclaration de copropriété;
• Préparer les propositions de budget selon la déclaration de copropriété;
• Suivi des budgets adoptés;
• Comptabilité informatisée et rapports trimestriels;
• Déclarations de revenus du syndicat (optionnel);
• Faciliter l’accès des documents financiers aux copropriétaires.

 Les services de contrôle 

• Assurer le respect de la déclaration de copropriété;
• Maintenir à jour toutes les polices d’assurance requises et aux montants appropriés;
• Assurer le respect et effectuer l’évaluation continue des contrats de service octroyés;
• Gérer et/ou effectuer les tâches du carnet d’entretien selon l’échéance;
• Inspection régulière des lieux et recommandations appropriées;
• Assurer le respect du règlement de l’immeuble;
• Gestion des plaintes des copropriétaires;
• Service d’appel d’urgence 24h/24h et 7 jours sur 7.

 Les services de secrétariat 

• Tenir un registre des procès-verbaux des assemblées et des règlements adoptés par les administrateurs et les copropriétaires lors des assemblées et des conseils;
• Faire parvenir aux copropriétaires les avis de convocation, les règlements modifiés, les états financiers et autre correspondance requise;
• Tenir à jour et conserver l’ensemble du registre de la copropriété tel que la loi le prévoit;
• Tenir à jour le rapport d’évaluation d’assurance;
• Conserver les plans et devis, spécifications d’architecture et de systèmes mécaniques et tout autre document que la loi prévoit sous la garde du syndicat de copropriété;
• Offrir accès et support aux copropriétaires et administrateurs pour tout document du registre de copropriété.